Elindult a mosás, megválaszoltuk a leveleket, bevásároltunk, és egy időpontot is lefoglaltunk. Estére mégis az jár a fejünkben, ami megint elmaradt. Hogyan kerülhetünk ki abból a körforgásból, amelyben folyton elfoglaltak vagyunk, mégis kevésnek érezzük a teljesítményünket?
Hetediknap a Google Keresőben
Kérjük állítsa be, hogy a hetediknap.hu mindenképpen megjelenjen a találatai közt!
Reggel még világosnak tűnik a terv. Elvégzünk egy fontos munkát, elintézünk néhány ügyet, délután pedig talán egy sétára is jut idő. Aztán megcsörren a telefon. Érkezik egy levél, amelyre gyorsan válaszolunk, közben eszünkbe jut, hogy elfogyott a mosószer. Ha már felálltunk, bepakoljuk a mosógépet is. Mire visszaülünk, újabb üzenet vár.
A nap végére sok minden történt, csak éppen az a feladat maradt érintetlenül, amellyel kezdeni szerettünk volna. Ilyenkor könnyen megszületik a szigorú ítélet: ma sem haladtam semmivel.
Érdemes azonban végignézni, mire ment el az időnk. Mennyi figyelmet követeltek az apró ügyek? Milyen gyakran szakítottuk félbe, amit elkezdtünk? És egyáltalán: belefért volna mindaz egy napba, amit reggel elterveztünk?
A „csak gyorsan” feladatoknak is van ára
Egy rövid üzenet megválaszolása jelentéktelen kitérőnek tűnhet. Utána azonban újra fel kell vennünk az előző gondolatmenet fonalát: hol tartottunk, mit akartunk leírni, melyik adatot kerestük?
Az Amerikai Pszichológiai Társaság kutatási összefoglalója szerint a feladatok közötti váltogatás időveszteséggel jár, különösen összetett vagy kevésbé ismerős tevékenységeknél. A sokszor megismételt váltások összeadódhatnak, így a párhuzamosnak tűnő munkavégzés végül lassabb lehet, és több hibával járhat.
A hétköznapokban ezért kipróbálhatjuk, hogy egy figyelmet igénylő feladatnak előre kijelölünk egy rövidebb, lehetőleg zavartalan időszakot. Például húsz percet, amely alatt az adott levéllel, dokumentummal vagy ügyintézéssel foglalkozunk. Ha a munkánk és a családi helyzetünk engedi, a nem sürgős értesítések addig várhatnak.
Ha közben eszünkbe jut valami más, felírhatjuk egy papírra. Így később visszatérhetünk rá, anélkül, hogy rögtön félbehagynánk miatta az elkezdett munkát.
A bevásárlás is számít
Egy elkészült pályázatnak, megírt cikknek vagy befejezett javításnak jól látható eredménye van. A mindennapi szervezés gyakran kevésbé feltűnő. Valakinek azonban meg kellett rendelnie a gyerek cipőjét, egyeztetnie kellett a szerelővel, és ki kellett találnia azt is, miből legyen vacsora.
Ezek a feladatok időt foglalnak el a napból. Ha a tervezéskor nem számolunk velük, könnyen ugyanarra a délutánra osztjuk be a bevásárlást, a főzést és egy többórás, elmélyült munkát.
Hasznos lehet egyszer őszintén végignézni egy átlagos napunkat. Mik azok a visszatérő teendők, amelyeket rendszeresen elvégzünk, mégsem kerülnek be a naptárba? Mennyi hely marad mellettük a nagyobb tervekre?
A reálisabb napirendhez az is hozzátartozhat, hogy otthon átbeszéljük a feladatok megosztását. A „segíts egy kicsit” helyett pontosabb kérés lehet: ezen a héten te egyeztess a szerelővel, és te intézd a bevásárlást. Így az utánajárás és a szervezés felelőssége is megosztható.
A nagy feladatnak keressünk egy kicsi kezdetet
„Rendbe teszem az irataimat.” „Elintézem a régóta halogatott ügyet.” Ezekből a mondatokból még nehéz látni, pontosan mit kellene most csinálnunk.
Könnyebb lehet így kezdeni: előveszem a szükséges dokumentumokat. Megkeresem az ügyfélszolgálat elérhetőségét. Átnézem az első fiókot.
Az NHS, a brit közfinanszírozott egészségügyi szolgálat útmutatója az ötperces kezdést is javasolja: vállaljunk rövid időt egy halogatott tevékenységre, majd nézzük meg, szeretnénk-e folytatni. A szükséges feladatokhoz olyan napszakot és környezetet ajánl választani, amelyben könnyebb összpontosítanunk.
Ezt a saját napirendünkhöz igazíthatjuk. Akinek reggel megy könnyebben az elmélyült munka, annak érdemes lehet akkorra hagynia a nehezebb teendőt. Más délután talál nyugodtabb időszakot. A lényeg, hogy a feladatnak legyen felismerhető első lépése és helye a napunkban.
A pihenésnek is jusson hely
Könnyű úgy tervezni, hogy majd akkor ülünk le nyugodtan, ha mindennel elkészültünk. Csakhogy a háztartás, a munka és az ügyintézés folyamatosan ad új feladatot. Mindig akad még egy megválaszolatlan levél vagy egy elpakolásra váró holmi.
Az NHS útmutatója a rutinfeladatok, a szükséges ügyek és az örömet adó tevékenységek egyensúlyát hangsúlyozza. A heti tervben a kikapcsolódásnak és a társas programoknak is helyet javasol.
Egy séta, néhány oldal olvasás vagy egy nyugodt beszélgetés ezért előre is bekerülhet a naptárba. Ha mindig csak a maradék időre bízzuk, könnyen estéről estére elmarad.
Este azt is nézzük meg, ami elkészült
Érdemes kipróbálni egy egyszerű napzárást: mielőtt összeírjuk a holnapi feladatokat, jegyezzünk fel néhány dolgot, amit ma elvégeztünk.
Elküldtünk egy nehéz levelet. Megfőztük a vacsorát. Végre utánajártunk egy régóta húzódó ügynek. Meghallgattuk a gyerekünket, amikor mesélni szeretett volna.
Ezután válasszuk ki, mivel kezdünk másnap. Egy pontos első lépéssel könnyebb elindulni, mint egy hosszú, általános kívánságlistával.
Lesznek így is napok, amikor a váratlan események felülírják a terveinket. Esténként azonban megpróbálhatunk igazságosabban számot vetni az eltelt órákkal. Mielőtt azt mondjuk, semmire sem jutottunk, nézzük meg azt is, mennyi mindent tartottunk működésben.
